Otimizando o Tempo

Cada vez mais nos damos conta da importância que o tempo e a sua boa utilização tem para nossa vida e para a vida das pessoas. No ambiente e trabalho temos que nos desdobrar para dar conta das rotinas, responder e-mail’s, atender solicitações de clientes, produção, visitar clientes, entre outras coisas. Em casa sentimos falta de tempo para ficar mais com a família, lazer, praticar exercícios físicos, viajar.

Um trecho da música da banda Legião Urbana diz: “Todos os dias quando acordo, não tenho mais o tempo que passou...” e essa é a grande realidade, o tempo é um recurso que se não bem utilizado acaba nos trazendo uma sensação de improdutividade, e até mesmo angústia. Vemos o tempo escorrer entre nossos dedos e não conseguimos aproveitá-lo da forma como desejávamos.

Para evitar que isso aconteça, precisamos otimizar nosso dia, adotando alguns hábitos e eliminando alguns “vilões” tomadores do nosso tão precioso tempo.

Otimizar significa dar a algo, um rendimento ótimo, criando-lhe as condições mais favoráveis ou tirando o melhor partido possível; tornar (algo) ótimo ou ideal.

Segue algumas dicas para você otimizar e administrar melhor seu tempo, ganhando mais produtividade e qualidade de vida.

1 - Faça uma leitura de como você está utilizando seu tempo - Relacione a sua rotina e a quantidade de horas ou minutos que você gasta para as atividades do dia a dia na empresa e em sua casa. Procure listar todas as atividades, por mais básicas que possam parecer, elas consomem uma parte do seu tempo. Considere-as todas. Exemplo: responder e-mail’s, leitura, trajeto de casa para o trabalho, reuniões, telefonemas, academia, etc. O dia tem 24 horas para todas as pessoas, ao fazer esta pequena lista você terá uma ideia de como está utilizando o seu tempo.

2 - Estabeleça o que é importante e o que é urgente - Diferenciar o que é urgente do que é importante, é imprescindível para que você consiga cumprir prazos e ao mesmo tempo não deixe de fazer coisas importantes para o seu crescimento profissional e da sua empresa como: desenvolvimento de novos produtos e serviços, participar de treinamentos, pesquisa, etc.

Estabeleça também uma prioridade com a sua chefia, e com clientes internos e/ou externos que lhe encomendam alguma tarefa. Pergunte ao requisitante qual a urgência e o prazo para a tarefa. É comum prejudicarmos o que havíamos programado para o nosso dia de trabalho, resolvendo coisas que nem eram tão urgentes para o momento. Comunicação é uma das palavras-chave para a otimização do tempo.

3 - Saiba delegar e aprenda a dizer “não” – Muitas das rotinas que realizamos em nosso trabalho poderiam ser delegadas ou simplesmente não realizadas. O profissional que não delega acaba se comprometendo somente com as tarefas urgentes, deixando as importantes sempre para depois. Porém, se você fizer uma avaliação perceberá que as tarefas “importantes” são as que nos fazem crescer. Nos envolvemos com aquilo que é corriqueiro, e não conseguimos nos programar para aquilo que nos irá proporcionar inovação e desenvolvimento.

Aprenda a dizer não! Se tivermos boas justificativas para não comprometer as outras atividades em andamento, demonstramos o quanto temos controle de todas as tarefas e ao contrário do que se imagina mostramos o quanto somos responsáveis. É claro que nem sempre isso é possível, neste caso apele para o bom senso (seu e também do requisitante).

4 - As reuniões devem ser produtivas - Converse com seus colegas de trabalho e analisem se as reuniões estão sendo produtivas. Todas são necessárias? Poderiam diminuir? Estão determinando uma pauta e horário de início/término? Existe um método para análise e solução de problemas que as tornem mais eficazes?

5 - E-mail’s e mensagens instantâneas – Utilize os recursos disponíveis em seu gerenciador de e-mail’s para bloquear mensagens indesejadas, se puder estabeleça um horário em sua agenda para ler e responder e-mail’s. Seja mais objetivo ao escrever e-mail’s. Quando estiver realizando uma tarefa que exija máxima concentração programe mensagens instantâneas de ausente ou ocupado. Evite as tais correntes de mensagens de inspiração que tanto tomam seu tempo. Não é porque você deixou de ler uma mensagem ou enviá-la para mais 10 pessoas de sua lista que o “mundo irá acabar”.

6 - Espaço para imprevistos – Faz parte de um bom planejamento considerar um espaço para algum imprevisto. Caso contrário, se sua agenda estiver 100% comprometida e acontecer algo inesperado sua programação “irá para o espaço”.

7 - Tempo para viver – Programe-se para melhorar sua qualidade de vida. Por exemplo: relacionamento familiar, praticar exercícios físicos, viajar, aprender uma arte, etc.

Otimize seu tempo e afine-se para o sucesso!


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Fabiano Brum
contato@fabianobrum.com.br
Palestrante especialista em motivação.